Vi har i snart 2 år brukt postkassa på sjukehuset i Førde som eit alternativ til levering av oppgjer. Det er difor kanskje tid for ei evaluering av ordninga.

Bakgrunnen for postkassa
Nokre av grunnane til at vi søkte løyve frå Helse Førde om å få plassert ei postkasse der var:

• TTS mottek oppgjera fortare, dette fører til at vi kan bli enda meir ajour med fakturering.
• Mulegheitane større for å kunne fakturere to gonger i stadenfor ein gong pr. mnd (Noko pasientreiser krev mange stader).
• Sparar løyvehavarane for utgifter med porto og emballasje.
• Sparar løyvehavarar for tid med å sende pakke, betale frankering og levere dette bilaget til rekneskapsførar.
• På sjukehuset er mange innom, så ein kan samordne levering med ein kollega.
• Kortare oppgjerstid til løyvehavarane. Oppgjeret vert registrert motteke når konvolutten vert lagt i postkassa, i stadenfor etter nokre dagars postgang.
• Med SognXpressen som transportør vert det ein sikrare postgang. Oppgjera vert henta i postkassen i Førde og levert på døra hjå TTS. Ein risikerar ikkje at konvoluttar vert feilsendt eller vekk i posten (Det har skjedd nokre gonger).
• Slepp straffeporto ved at det vert frankert for lite (Dette har vi hatt mykje av).
• Postkassa står plassert ved skranken til ventesona, og vert dermed låst inne når det stengjer der.

Vi har rekna ut at løyvehavarane som til no har brukt ordninga sparar ca. 58.000 i porto totalt i løpet av eit år. TTS har teke utgiftene for SognXpressen som ligg i snitt på 12.000 pr. år.

Varsling til TTS om levering
For at vi heile tid skal ha kontroll over kva oppgjer som vert levert, må vi ha ei ordning med at løyvehavar varslar oss når oppgjer vert levert. De har då to alternativ:

• Ringe sentralbordet i arbeidstida: 95956666
  Dette er eit sentralbord som ikkje tek i mot tekstmeldingar. Meldingar sendt på dette nummeret kjem ikkje fram. Sentralbordet er bemanna frå 08.00 – 15.45 (15.00 sommar).
• Send tekstmelding: 95956665
  Sender du ein melding vil vi alltid sende ein kvitteringsmelding når vi har lese meldinga. Dersom du ikkje får denne meldinga innan rimeleg tid (i opningstida) bør de ringe.

Denne informasjonen står også på postkassa med stor skrift.

Korleis fungerar tømming av postkassa
Vi registrerar oppgjer etterkvart som vi blir varsla, og har heile tid kontroll på kva oppgjer som er levert, og om det er behov for tømming. Vi kontaktar då SognXpressen ved behov. Postkassa vert tømt fast rundt den 5.- 6. og 20. – 21. kvar mnd. (Nokre gonger seinare dersom dette er helg). Dersom nokon leverar seint må vi betale for ekstra henting. Den fungerar altså ikkje som ei vanleg postkasse som kanskje enkelte trur.

Tilbakemeldingar
Tilbakemeldingane frå dei som brukar ordninga har stort sett vore veldig positive, men vi har også fått ein del klage på at vi ikkje har registrert oppgjera med rett dato. Dette har då medført at utbetaling har skjedd seinare enn løyvehavar har berekna. Som oftast har grunnen til dette vore at vi ikkje har motteke tekstmeldinga. Vi veit då ikkje kva dato det vart levert, og har registrert datoen vi har fått det levert. Feilen er at det då har blitt sendt tekstmelding til sentralbordet i stadenfor til 95956665 (les: varsling til TTS om levering av oppgjer).

Vi anbefalar å ringe 95956666 (i arbeidstida). Sender de melding skal de alltid få ei kvitteringsmelding frå oss, ellers har vi ikkje registrert oppgjeret.